Секреты успешной подготовки к стратегической сессии: личная ответственность, децентрализация, асинхронное взаимодействие

У нас в РКГ «Стратегии устойчивого развития» есть отработанная на многих десятках проектов процедура подготовки и проведения стратегической сессии, в соответствии с которой мы всегда действуем. На одном из последних проектов по просьбе клиента мы слегка отступили от этой процедуры — и впоследствии пожалели об этом. Последствия были не катастрофическими, но итоги стратегической сессии точно могли бы быть лучше. Что же мы сделали, что получилось, и что мы узнали благодаря этому?

 

Обычно подготовка к стратегической сессии строится вокруг набора гипотез о возможном кратном развитии бизнеса компании. Обычно каждый из докладчиков на стратегическую сессию проводит точечное стратегическое исследование и готовит короткую 10-минутную презентацию по конкретной вверенной ему в проработку гипотезе. И обычно с каждым из докладчиков у нас, у внешних экспертов идет интенсивное многодневное индивидуальное взаимодействие по электронной почте по поводу его доклада, в процессе которого мы помогаем ему сделать хороший, убедительный доклад на стратегическую сессию.

 

Но в этот раз мы отступили от своей догмы. Клиент попросил нас осуществить три инновации. Во-первых, в надежде простимулировать взаимодействие игнорирующих друг друга линейных подразделений клиент попросил, чтобы подготовка докладов велась на индивидуально, а в группах, включающих людей из разных уголков компании. Во-вторых, «хаотическую» подготовку отдельно стоящих докладов с непрерывной пересылкой файлов по электронной почте клиент попросил заменить на централизованную подготовку всех докладов (презентаций) в едином и всегда актуальном облачном хранилище. В-третьих, индивидуальную обратную связь в рамках индивидуального общения с каждым заказчиком клиент попросил заменить на регулярные групповые совещания со всем составом докладчиков в целом.

 

Вроде бы эти нововведения на первый взгляд прогрессивны и желательны. Мы согласились с клиентом и решили действовать именно данным образом. Однако эти действия неожиданно привели к обратным результатам. Итог был нисколько не хорошим и абсолютно противоположным нашим изначальным благим намерениям.

 

Групповая ответственность за подготовку докладов вовсе не дала толчок межподразделенческому взаимодействию, но лишь привела к размыванию ответственности. Содокладчики из разных подразделений впервые знакомились друг с другом на окончательной внутренней приемке докладов за несколько дней до стратегической сессии. Централизованное хранение всех презентаций в «облаке» нисколько не повысило актуальность докладов, но наоборот еще больше снизило личную ответственность и устранило из процесса интенсивное индивидуальное общение с каждым докладчиком (вместо 4–5 итераций индивидуального взаимодействия с каждым докладчиком у нас вышло 2–3 коллективных совещания). Координация подготовки докладов не по электронной почте, но в режиме групповых совещаний, в рамках которых мы осуществляли коллективную обратную связь, снизило цепкость и актуальность этой обратной связи, еще больше снизило индивидуальную приверженность докладчиков к подготовке хороших докладов — заменило эту приверженность общественным контролем.

 

По итогам данного эксперимента мы лишь укрепились в своих воззрениях на то, каким должен быть процесс подготовки к стратегической сессии. Ответственность за подготовку докладов может быть только личной, но ни в коем случае не групповой: группа ничего не может сама в отсутствие лидера. Хранение данных должно быть децентрализованным: не нужно хранит данные в «облаке», пусть каждый сам «хаотично» хранит и готовит собственные файлы. И самый лучшее средство общения в процессе подготовки к стратегической сессии — это вовсе не общие совещания и не общая обратная связь, но старая добрая электронная почта. Электронная почта, во-первых, персональна, а, во-вторых, асинхронна, т. е. участникам взаимодействия не нужно координировать время своего взаимодействия, каждый пишет в своем темпе, тратит столько времени, сколько считает нужным, и тратит его тогда, когда оно у него есть.

 

Резюмируя секреты успешной подготовки, сформулированные по итогам данного эксперимента: личная ответственность за доклады, децентрализация хранения данных, асинхронное взаимодействие по электронной почте с каждым участником вместо общих совещаний.

 

Алексей Пан

Войти в библиотеку компании
118
Войти
в библиотеку компании